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當與供應(ying)商(shang)(shang)合作(zuo)(zuo)開展項(xiang)目時，供應(ying)商(shang)(shang)管(guan)理有幾(ji)個關(guan)鍵(jian)要素很重要。作(zuo)(zuo)為(wei)項(xiang)目負責人，你必須(xu)具(ju)體制定(ding)希望團隊(dui)與供應(ying)商(shang)(shang)采納(na)的理念(nian)，從而為(wei)成功(gong)合作(zuo)(zuo)定(ding)下基調。

下(xia)面，我(wo)們將提(ti)出幾個(ge)問題，供你考慮參與項(xiang)目(mu)的(de)供應商管(guan)理，由于這些都是根本性的(de)要(yao)(yao)素(su)，因此不(bu)管(guan)企業來自哪個(ge)行業，項(xiang)目(mu)屬(shu)于什么規模和類型，這些要(yao)(yao)素(su)都能(neng)適用。

1．你能利用現有(you)供(gong)應(ying)商管理框架嗎？

今天，越來越多的(de)(de)企(qi)(qi)業(ye)(ye)采用(yong)了(le)供(gong)(gong)應商管(guan)理(li)框架(jia)來幫助項目(mu)團(tuan)隊利(li)用(yong)與(yu)這些實(shi)體的(de)(de)關(guan)系。可(ke)(ke)用(yong)的(de)(de)框架(jia)可(ke)(ke)能由項目(mu)管(guan)理(li)辦(ban)公室或(huo)采購小(xiao)(xiao)組負責(ze)，包括(kuo)提供(gong)(gong)“預(yu)審合格方”列表(biao)、特定工作類(lei)型(xing)的(de)(de)相關(guan)企(qi)(qi)業(ye)(ye)的(de)(de)信(xin)息和培養(yang)與(yu)項目(mu)供(gong)(gong)應商間成(cheng)功關(guan)系的(de)(de)全面指導。在(zai)一些企(qi)(qi)業(ye)(ye)中(zhong)，采購小(xiao)(xiao)組可(ke)(ke)能有這一專業(ye)(ye)知識領域的(de)(de)人(ren)才等待你“發掘”。你需要(yao)找出(chu)什么知識可(ke)(ke)以(yi)用(yong)在(zai)企(qi)(qi)業(ye)(ye)的(de)(de)項目(mu)供(gong)(gong)應商管(guan)理(li)中(zhong)。

2．你有與每(mei)位供應商合(he)作的項(xiang)目戰略嗎(ma)？

這也(ye)許是(shi)重要(yao)的(de)問題。我們說的(de)供應商(shang)的(de)項(xiang)目戰略包括以下要(yao)點：

你需要他們(men)什么(me)時間(jian)加入到項(xiang)目中，你將如(ru)何選擇他們(men)（比如(ru)，通過(guo)招標流程）？

你有項目供應商的標(biao)準(zhun)“加入流(liu)程”嗎？

你有標(biao)準(zhun)的(de)審查(cha)和選擇標(biao)準(zhun)、風(feng)險審查(cha)和其它程序來客(ke)觀地審查(cha)各方(fang)的(de)答復嗎(ma)？

他們的工作對項目的成(cheng)功有多(duo)重要？他們的全部(bu)或部(bu)分活動在您的關(guan)鍵路徑上(shang)嗎？

你選擇(ze)的供應商會(hui)定期與(yu)你的企業合作(zuo)嗎，還(huan)是(shi)只(zhi)是(shi)第一次？如果他們之前曾(ceng)經與(yu)貴公(gong)司(si)合作(zuo)過，你能與(yu)他們接觸的其他同事身(shen)上了解到(dao)什么(me)信息(xi)？

雙方之(zhi)間(jian)存在哪種類型的合同關(guan)系（包括激勵）？

你(ni)將如何在工作(zuo)關系或合作(zuo)關系中公開和相互信任(ren)？

你(ni)會評(ping)估他們完成某(mou)個活動(dong)的業績(ji)并與其他供應(ying)商進行(xing)比較嗎（如缺陷測量、生產效(xiao)率或其它測量）？

你(ni)將(jiang)如何在(zai)正(zheng)確理解成功標準的(de)基礎上建立合作關系？

哪些風險可能會(hui)導致嚴峻(jun)的局(ju)面？你(ni)如(ru)何(he)盡早發現預警信號(hao)或預兆以防止其發生？

如(ru)果項目出錯你要怎么(me)做？你有(you)后備/應急計劃嗎？

如(ru)果是持續(xu)的(de)(de)服務(wu)，這些業績標準（如(ru)IT常見服務(wu)水(shui)平(ping)協議）符合供應商的(de)(de)期望(wang)嗎？你需要盡早(zao)與供應商達成一(yi)致(zhi)，包括未(wei)完(wan)成目標時的(de)(de)處罰(fa)，并使這些標準能為雙方接受并受合同約(yue)束。

3．明確你們的(de)共同期(qi)望(wang)。

第三方往(wang)往(wang)是項(xiang)(xiang)目(mu)團隊(dui)的(de)(de)關(guan)(guan)鍵(jian)組成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)部分，項(xiang)(xiang)目(mu)成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)功(gong)計劃的(de)(de)原則對(dui)(dui)外(wai)(wai)部團隊(dui)成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)員同(tong)樣(yang)有效。考(kao)慮到這一(yi)(yi)(yi)點，作(zuo)為項(xiang)(xiang)目(mu)經理(li)，你(ni)應當采(cai)取一(yi)(yi)(yi)些措施，以外(wai)(wai)部各(ge)方理(li)解你(ni)想如(ru)何(he)操作(zuo)，并讓你(ni)理(li)解他們(men)的(de)(de)做法（根據項(xiang)(xiang)目(mu)的(de)(de)大小，你(ni)可以親自參與安(an)排或委托給(gei)項(xiang)(xiang)目(mu)團隊(dui)成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)員）。重要的(de)(de)是，從(cong)一(yi)(yi)(yi)開始就要非常明確地(di)傳達雙方對(dui)(dui)于成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)功(gong)的(de)(de)意義，并討論(lun)如(ru)何(he)處理(li)需(xu)要提出的(de)(de)“關(guan)(guan)鍵(jian)對(dui)(dui)話”。對(dui)(dui)于共(gong)同(tong)期望，重要的(de)(de)是要理(li)解關(guan)(guan)鍵(jian)項(xiang)(xiang)目(mu)具體的(de)(de)成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)功(gong)標準。例如(ru)，運(yun)營活動涉及(ji)建(jian)筑及(ji)采(cai)礦(kuang)等高風險項(xiang)(xiang)目(mu)的(de)(de)企業需(xu)要具體考(kao)慮。另外(wai)(wai)，對(dui)(dui)外(wai)(wai)部供應商的(de)(de)健康和(he)安(an)全的(de)(de)態度對(dui)(dui)成(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)功(gong)的(de)(de)結果(guo)是至關(guan)(guan)重要的(de)(de)。

當你開始(shi)與(yu)外部供應商合作(zuo)時，重要的(de)是雙方(fang)制定(ding)并(bing)遵(zun)守明確(que)的(de)約定(ding)規(gui)則。商定(ding)工作(zuo)說明書(shu)和(he)定(ding)期追(zhui)蹤(zong)機制之類的(de)項目管(guan)理技巧會(hui)有助(zhu)于促進這一進程。

與(yu)外部供應商的關系很重要——這意味著(zhu)你應該明確在(zai)專業和道德上與(yu)其(qi)合作的方式。

4．你的(de)項目中存(cun)在來自供應商管理的(de)“團隊”嗎？你需要(yao)這樣的(de)團隊嗎？

人(ren)(ren)(ren)是(shi)項目實施(shi)的(de)動力(li)。我們(men)都需(xu)要對(dui)項目團(tuan)(tuan)隊(dui)有用的(de)、理想的(de)人(ren)(ren)(ren)選，不管他們(men)是(shi)來(lai)自我方(fang)還是(shi)外部。但什么才(cai)算(suan)是(shi)“理想的(de)”？你和(he)你的(de)項目團(tuan)(tuan)隊(dui)的(de)責任是(shi)讓供應商明確理解(jie)你的(de)需(xu)求，這(zhe)樣他們(men)就可(ke)以衡量(liang)適合(he)(he)與(yu)你合(he)(he)作(zuo)的(de)個人(ren)(ren)(ren)，當然這(zhe)會(hui)受限于(yu)對(dui)方(fang)的(de)人(ren)(ren)(ren)才(cai)庫。他們(men)可(ke)能把工作(zuo)分(fen)包給其(qi)他方(fang)，這(zhe)或許會(hui)超出你的(de)控制范圍。而(er)且他們(men)可(ke)能會(hui)通過遠程方(fang)式為你的(de)項目提供服務，而(er)非與(yu)你共同在現場工作(zuo)。

有一種方法可以判定供(gong)應商提(ti)議(yi)的(de)人選，那就是“看到他(ta)們(men)的(de)行動”再進行判斷。視具(ju)體(ti)情(qing)況而定，你(ni)可以訪問(wen)企業(ye)的(de)辦公場所會見他(ta)們(men)提(ti)議(yi)的(de)候選人和/或親自與他(ta)們(men)討論項目，以評(ping)估(gu)這些人選是否適合(he)他(ta)們(men)要承擔的(de)工作(zuo)。

5．為進行目標的規劃(hua)，你需要(yao)從供應商獲得多(duo)少詳細(xi)信息？

供應商可能(neng)在不同階段“加(jia)入(ru)(ru)到”項目中。有(you)時候(hou)，他們可能(neng)早(zao)在申請被(bei)批準之前就參與(yu)進來了，也可能(neng)“自擔風險地(di)”承擔工作來幫助你贏(ying)得這個項目。但也有(you)的(de)時候(hou)，他們加(jia)入(ru)(ru)項目的(de)時間較晚，會在計(ji)劃已(yi)經(jing)建立(li)而且預算(suan)和(he)時間表已(yi)安排好之后才加(jia)入(ru)(ru)。

如(ru)果你預先知道在(zai)規劃(hua)階(jie)段(duan)將需要借(jie)助外部(bu)專(zhuan)業(ye)知識(shi)，請把它(ta)納入你的項目計劃(hua)中。

6．雙方對項目風(feng)險的看法一(yi)致(zhi)嗎？

你(ni)認為與你(ni)合作的(de)供應商如何看待(dai)項目的(de)風險(xian)？這與你(ni)們自(zi)己的(de)看法一致嗎？

你(ni)與(yu)供應商討論過(guo)項(xiang)目的(de)(de)關鍵風險(xian)嗎(ma)？他(ta)們肯定會有(you)一些看法，而且他(ta)們很可能關注(zhu)一些與(yu)你(ni)方(fang)不同的(de)(de)風險(xian)，并能夠(gou)就此提供關于風險(xian)和機遇(yu)的(de)(de)洞(dong)見。

7．雙方是(shi)否明確了進度推進的預期嗎？

你將需要從供應商那(nei)里以(yi)商定的(de)頻(pin)率接收進度(du)更(geng)新（通過現(xian)有的(de)渠道，如進度(du)會議和(he)(he)報告），例如關于成本、進度(du)計劃和(he)(he)質(zhi)量(liang)的(de)信息。這樣的(de)需求應該(gai)根(gen)據(ju)實際情(qing)況調整規模(mo)。例如，在(zai)大型項(xiang)目中，第三方的(de)進度(du)表將依次(ci)合并和(he)(he)輸入(ru)到包含更(geng)多(duo)細節(jie)的(de)項(xiang)目進度(du)計劃中。

你們提(ti)前討論(lun)對審(shen)查(cha)和(he)報告的要求，以保持風格、內容和(he)頻率一致。

最(zui)后，公司合同中存在一個“90%-110%=20%”的(de)潛規則。供應商通(tong)常(chang)設法根據真實成本的(de)90%進行交付，并為將余(yu)下(xia)的(de)10%作(zuo)為緩沖(chong)，以應對意外事項并留作(zuo)利(li)潤（這(zhe)些(xie)數字會因具體項目細節(jie)而變動）。另一方面，客戶試(shi)圖(tu)獲得額外的(de)工作(zuo)量(liang)，或達成“110%”的(de)合同，這(zhe)樣才能讓他們百分之百地在交易(yi)中獲益。

出于這(zhe)個理由，客(ke)戶會大量(liang)提出這(zhe)類“微(wei)不足道”的請求，對于承包商(shang)來說，因為這(zhe)種(zhong)小的請求提出更改訂單就太小題(ti)大做了，而(er)且承包商(shang)經(jing)過衡量(liang)后認為還不如(ru)“免費(fei)”達成這(zhe)些要(yao)求讓客(ke)戶感到(dao)高興。供應商(shang)會合理地尋(xun)求所有(you)劃算的方法來滿(man)足合同的意(yi)圖(tu)——只要(yao)能夠滿(man)足設計意(yi)圖(tu)和質量(liang)，這(zhe)種(zhong)做法就是(shi)完全合理。因此，項目的整體結果最終(zhong)往(wang)往(wang)存在“20%的差異區(qu)間”。

讓供應(ying)(ying)商(shang)加入項(xiang)(xiang)目(mu)團(tuan)隊是一(yi)種(zhong)非常有益的(de)經歷，而且通常是成功的(de)必要(yao)因素。當你作為項(xiang)(xiang)目(mu)經理與供應(ying)(ying)商(shang)討論你的(de)“成功計劃(hua)”時，應(ying)(ying)該考慮我們提出的(de)這七個步(bu)驟，幫助你們盡量消除(chu)對(dui)合同條款和(he)條件理解(jie)的(de)模糊(hu)地帶，為項(xiang)(xiang)目(mu)的(de)最終成功打(da)好基礎。

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