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當與供應(ying)(ying)商(shang)合作開展項(xiang)目(mu)時，供應(ying)(ying)商(shang)管(guan)理有幾(ji)個關(guan)鍵要素很重要。作為(wei)項(xiang)目(mu)負責人，你必須具體(ti)制定希望團(tuan)隊與供應(ying)(ying)商(shang)采納的理念，從而為(wei)成功合作定下基調(diao)。

下面(mian)，我們將提(ti)出(chu)幾個問題，供你考(kao)慮參與項目的(de)供應商管理，由于這(zhe)些都是根本性的(de)要素(su)，因此不管企(qi)業(ye)來自哪個行業(ye)，項目屬(shu)于什么(me)規模和類型，這(zhe)些要素(su)都能適用。

1．你(ni)能利用(yong)現有供應商管理(li)框架嗎？

今天，越來(lai)越多(duo)的企業采(cai)用(yong)了供(gong)(gong)應(ying)商管理框架來(lai)幫(bang)助項目團隊利用(yong)與這些(xie)實體的關系(xi)。可(ke)用(yong)的框架可(ke)能由項目管理辦公室或采(cai)購小組(zu)負(fu)責(ze)，包括提供(gong)(gong)“預審合格(ge)方”列表、特定工(gong)作類型的相關企業的信息和培養與項目供(gong)(gong)應(ying)商間成功(gong)關系(xi)的全面指導。在(zai)一些(xie)企業中，采(cai)購小組(zu)可(ke)能有這一專業知識領(ling)域(yu)的人(ren)才等待你“發(fa)掘(jue)”。你需要找出什么知識可(ke)以用(yong)在(zai)企業的項目供(gong)(gong)應(ying)商管理中。

2．你(ni)有與(yu)每位(wei)供應(ying)商(shang)合(he)作的(de)項目戰略嗎？

這(zhe)也許是重要的問題。我們說(shuo)的供應商的項目戰略包括以下(xia)要點：

你(ni)需要(yao)他們什么時間加入到項目中，你(ni)將如何選擇他們（比如，通過招標流(liu)程(cheng)）？

你有(you)項目(mu)供(gong)應商(shang)的標準“加入流(liu)程”嗎？

你(ni)有標(biao)準(zhun)的審(shen)查和選擇標(biao)準(zhun)、風險審(shen)查和其它程(cheng)序來(lai)客(ke)觀地(di)審(shen)查各(ge)方的答復嗎？

他(ta)(ta)們的工作對項目的成功有多重要？他(ta)(ta)們的全部或部分活(huo)動在您的關鍵路徑(jing)上(shang)嗎(ma)？

你選擇的(de)供應商(shang)會定(ding)期與你的(de)企業合作(zuo)嗎，還是(shi)只(zhi)是(shi)第一次(ci)？如(ru)果(guo)他們(men)之前曾經與貴公司合作(zuo)過，你能與他們(men)接觸的(de)其他同事身上了解到什么(me)信息？

雙方之(zhi)間存在哪種類型的(de)合同關系（包括激勵(li)）？

你將如何在工(gong)作關系或合作關系中公開(kai)和(he)相互信任？

你會評估他們(men)完(wan)成某個活動(dong)的業(ye)績并與其他供應商(shang)進行比較嗎（如缺(que)陷(xian)測量(liang)、生產效(xiao)率或其它測量(liang)）？

你將如何在正確理解成功標準的基礎上建立(li)合作關系？

哪(na)些風險可能(neng)會導致嚴峻的局面(mian)？你如何盡早發(fa)(fa)現預(yu)警信號或(huo)預(yu)兆以防止其(qi)發(fa)(fa)生？

如果項目(mu)出錯你要怎么(me)做？你有后備/應急計劃嗎(ma)？

如(ru)果是(shi)持續(xu)的(de)服(fu)務，這些(xie)業績標(biao)準（如(ru)IT常見服(fu)務水(shui)平協(xie)議(yi)）符合供應(ying)商的(de)期(qi)望嗎(ma)？你需要盡早與供應(ying)商達成一致，包括未完成目標(biao)時(shi)的(de)處罰，并使這些(xie)標(biao)準能為(wei)雙(shuang)方(fang)接受(shou)并受(shou)合同約束。

3．明確(que)你們的共同期望。

第三方往(wang)(wang)往(wang)(wang)是項(xiang)目(mu)團(tuan)隊(dui)的(de)(de)(de)(de)關(guan)鍵組成(cheng)部(bu)(bu)分，項(xiang)目(mu)成(cheng)功(gong)(gong)計劃的(de)(de)(de)(de)原則對(dui)外部(bu)(bu)團(tuan)隊(dui)成(cheng)員同樣有效。考(kao)慮(lv)(lv)到(dao)這一(yi)點，作為項(xiang)目(mu)經(jing)理(li)，你應(ying)當采(cai)取一(yi)些措施，以(yi)外部(bu)(bu)各方理(li)解你想(xiang)如(ru)何(he)操作，并讓(rang)你理(li)解他們的(de)(de)(de)(de)做法(fa)（根據項(xiang)目(mu)的(de)(de)(de)(de)大小(xiao)，你可以(yi)親自(zi)參與安(an)排或委托給(gei)項(xiang)目(mu)團(tuan)隊(dui)成(cheng)員）。重要(yao)的(de)(de)(de)(de)是，從一(yi)開始(shi)就要(yao)非常明(ming)確地傳達雙方對(dui)于(yu)成(cheng)功(gong)(gong)的(de)(de)(de)(de)意義，并討論(lun)如(ru)何(he)處理(li)需(xu)要(yao)提出的(de)(de)(de)(de)“關(guan)鍵對(dui)話”。對(dui)于(yu)共(gong)同期望，重要(yao)的(de)(de)(de)(de)是要(yao)理(li)解關(guan)鍵項(xiang)目(mu)具(ju)體(ti)的(de)(de)(de)(de)成(cheng)功(gong)(gong)標準。例如(ru)，運營(ying)活動涉及建筑及采(cai)礦等高風(feng)險項(xiang)目(mu)的(de)(de)(de)(de)企業(ye)需(xu)要(yao)具(ju)體(ti)考(kao)慮(lv)(lv)。另外，對(dui)外部(bu)(bu)供應(ying)商的(de)(de)(de)(de)健(jian)康(kang)和安(an)全(quan)的(de)(de)(de)(de)態(tai)度對(dui)成(cheng)功(gong)(gong)的(de)(de)(de)(de)結果是至關(guan)重要(yao)的(de)(de)(de)(de)。

當你(ni)開始(shi)與外部供應商合(he)作(zuo)時，重要(yao)的是雙方制定(ding)并遵守明確的約定(ding)規則。商定(ding)工作(zuo)說明書(shu)和(he)定(ding)期追蹤機制之類的項目管理技(ji)巧會有助于(yu)促進這一(yi)進程(cheng)。

與外部供應(ying)商的關(guan)系很重要(yao)——這意味著(zhu)你(ni)應(ying)該明確在專業和道德上與其合作的方式。

4．你的(de)項目中存在(zai)來自供應(ying)商管理的(de)“團隊”嗎(ma)？你需要這樣的(de)團隊嗎(ma)？

人(ren)是(shi)項(xiang)目實施的(de)(de)(de)動(dong)力(li)。我們(men)都需要對項(xiang)目團隊有(you)用的(de)(de)(de)、理想(xiang)的(de)(de)(de)人(ren)選，不管他(ta)(ta)們(men)是(shi)來自我方(fang)還是(shi)外部(bu)。但什(shen)么才算是(shi)“理想(xiang)的(de)(de)(de)”？你(ni)(ni)和你(ni)(ni)的(de)(de)(de)項(xiang)目團隊的(de)(de)(de)責任是(shi)讓供應商明確理解(jie)你(ni)(ni)的(de)(de)(de)需求(qiu)，這樣他(ta)(ta)們(men)就可以衡量適合與你(ni)(ni)合作(zuo)的(de)(de)(de)個(ge)人(ren)，當然(ran)這會受限于對方(fang)的(de)(de)(de)人(ren)才庫。他(ta)(ta)們(men)可能把工(gong)作(zuo)分包(bao)給其他(ta)(ta)方(fang)，這或許會超(chao)出你(ni)(ni)的(de)(de)(de)控制范(fan)圍。而(er)且(qie)他(ta)(ta)們(men)可能會通過遠程方(fang)式為(wei)你(ni)(ni)的(de)(de)(de)項(xiang)目提供服(fu)務，而(er)非(fei)與你(ni)(ni)共同在現場工(gong)作(zuo)。

有一種方(fang)法可以判定供(gong)應商提議的人(ren)選，那就是“看到他(ta)們(men)(men)的行(xing)(xing)動”再進行(xing)(xing)判斷。視具體情況而定，你可以訪問企業的辦公(gong)場所會見他(ta)們(men)(men)提議的候選人(ren)和/或(huo)親自與(yu)他(ta)們(men)(men)討論項目，以評(ping)估這些人(ren)選是否適合(he)他(ta)們(men)(men)要承擔(dan)的工作。

5．為進行目標的規(gui)劃，你(ni)需要從供應商獲得多少詳細信息？

供應商可能在(zai)不(bu)同(tong)階段“加(jia)入(ru)到”項目(mu)中(zhong)。有時候，他們可能早在(zai)申請被批準之前就參(can)與進(jin)來了，也(ye)可能“自擔風險(xian)地”承(cheng)擔工作(zuo)來幫助你贏得這(zhe)個項目(mu)。但也(ye)有的時候，他們加(jia)入(ru)項目(mu)的時間(jian)較(jiao)晚，會在(zai)計(ji)劃已經建立(li)而且預算和時間(jian)表已安(an)排好(hao)之后才(cai)加(jia)入(ru)。

如果你預先知(zhi)道在規劃階段將需要借助外部專業知(zhi)識，請把它納入(ru)你的項目計劃中(zhong)。

6．雙方對項目風險的(de)看(kan)法一致(zhi)嗎？

你(ni)認為與(yu)你(ni)合作的供應(ying)商如(ru)何看待項目的風險？這與(yu)你(ni)們自(zi)己的看法一致嗎？

你與(yu)供(gong)應商討(tao)論過(guo)項(xiang)目的關鍵(jian)風(feng)險(xian)嗎？他(ta)(ta)們肯定(ding)會有一些(xie)看(kan)法(fa)，而且他(ta)(ta)們很可能關注一些(xie)與(yu)你方不同(tong)的風(feng)險(xian)，并(bing)能夠(gou)就(jiu)此提供(gong)關于風(feng)險(xian)和機遇的洞見。

7．雙(shuang)方是否明確了進(jin)度推進(jin)的(de)預期嗎？

你將需(xu)要從供應(ying)商那里以商定的頻率接收進(jin)度(du)更新（通過現有的渠(qu)道，如(ru)進(jin)度(du)會議(yi)和(he)報告），例如(ru)關于(yu)成本、進(jin)度(du)計劃(hua)和(he)質量的信息。這樣的需(xu)求應(ying)該根據實際情況調整規模。例如(ru)，在(zai)大型項目中，第三方的進(jin)度(du)表(biao)將依次合并(bing)和(he)輸入到(dao)包含更多細節的項目進(jin)度(du)計劃(hua)中。

你們提(ti)前討(tao)論對審(shen)查和(he)(he)報告(gao)的要求(qiu)，以保持風格、內容(rong)和(he)(he)頻率(lv)一致。

最后，公司合(he)同中存在(zai)一個“90%-110%=20%”的潛(qian)規則。供應商通常設法(fa)根據真實成本的90%進行交(jiao)付，并為將余(yu)下(xia)的10%作為緩沖，以應對意外事(shi)項并留(liu)作利潤（這些數字(zi)會因具體(ti)項目(mu)細節(jie)而變動）。另一方面，客(ke)戶試圖獲得(de)額外的工(gong)作量，或達(da)成“110%”的合(he)同，這樣才(cai)能(neng)讓他(ta)們百(bai)(bai)分之百(bai)(bai)地(di)在(zai)交(jiao)易中獲益。

出(chu)于這個理由(you)，客戶(hu)會(hui)大量提出(chu)這類“微不(bu)足(zu)道”的(de)請求(qiu)，對于承包商來說，因為(wei)這種(zhong)小(xiao)的(de)請求(qiu)提出(chu)更改訂單就(jiu)太小(xiao)題大做(zuo)了，而且承包商經過衡量后(hou)認為(wei)還不(bu)如“免費”達成這些要求(qiu)讓客戶(hu)感(gan)到(dao)高興(xing)。供應(ying)商會(hui)合理地尋(xun)求(qiu)所有劃(hua)算的(de)方(fang)法來滿足(zu)合同(tong)的(de)意圖——只要能夠滿足(zu)設計(ji)意圖和質量，這種(zhong)做(zuo)法就(jiu)是(shi)完(wan)全合理。因此，項(xiang)目的(de)整體結果最終往往存在(zai)“20%的(de)差異(yi)區間(jian)”。

讓(rang)供(gong)應商加入(ru)項(xiang)目(mu)團隊是一種(zhong)非(fei)常有益的經(jing)歷(li)，而且通(tong)常是成(cheng)功(gong)的必要因(yin)素。當你作為(wei)(wei)項(xiang)目(mu)經(jing)理與(yu)供(gong)應商討論你的“成(cheng)功(gong)計劃”時，應該(gai)考慮我們提出的這七個(ge)步(bu)驟，幫(bang)助你們盡量(liang)消除對合同條款和條件理解(jie)的模糊(hu)地帶，為(wei)(wei)項(xiang)目(mu)的最終成(cheng)功(gong)打(da)好基礎。

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