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中國實體企業實效的持續增長方案解決商
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五個步驟,提升解決問題的能力!
2021-08-03
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工(gong)作的本(ben)質就在于(yu)“修理損壞的事(shi)物”、“不讓(rang)事(shi)物損壞”、“讓(rang)事(shi)物更好”等解決各種問題的過程。

 

在麥肯錫擁有豐富工(gong)作經(jing)驗的高(gao)杉(shan)尚孝傾力(li)定制的解決問題(ti)方法,幫助你依(yi)循解決問題(ti)的五個步(bu)驟,制定一(yi)個有說服力(li)的方案:

(1)發現問題

(2)設定(ding)具體的課題

(3)列舉(ju)并檢(jian)測此課題的各式替代方案

(4)評價各種替代方案

(5)實施解決策略

 

01發現問題

 

解決問題(ti)(ti)的(de)第(di)一個(ge)步驟是(shi)“發現問題(ti)(ti)”。如果沒有發現問題(ti)(ti),便無法開展解決問題(ti)(ti)的(de)過(guo)程。所(suo)謂“問題(ti)(ti)”,就(jiu)是(shi)現狀與(yu)期待之間的(de)落差。問題(ti)(ti)的(de)本質都是(shi)我們所(suo)期待的(de)狀況與(yu)現狀之間存在(zai)距離。

 

從(cong)高(gao)杉法的(de)觀點(dian)來看(kan),“距離”大致上可以分為三種“不良(liang)狀(zhuang)態”,換句話說(shuo),問(wen)題可以分成(cheng)三種。

 

高杉法的問題類型和解決內容

 

(1)恢復(fu)原狀型問題

恢復(fu)原狀(zhuang)(zhuang)型問(wen)題的狀(zhuang)(zhuang)況是(shi):當前(qian)不良狀(zhuang)(zhuang)態(tai)非常(chang)明顯。因此,解(jie)決之道是(shi)恢復(fu)原狀(zhuang)(zhuang),只(zhi)要恢復(fu)原來的狀(zhuang)(zhuang)態(tai),就能填(tian)平(ping)鴻溝、解(jie)決問(wen)題。簡(jian)言之,這類問(wen)題是(shi)指將已損(sun)壞的事物修理好的問(wen)題。

 

(2)預(yu)防隱(yin)患型問題

預防隱(yin)患(huan)型問(wen)題的(de)狀(zhuang)況是(shi)(shi):現(xian)(xian)在沒有(you)大(da)礙,但未(wei)(wei)來(lai)將(jiang)產生(sheng)不(bu)良狀(zhuang)態。解決之道是(shi)(shi)預防不(bu)良狀(zhuang)態的(de)產生(sheng),也就是(shi)(shi)維持現(xian)(xian)狀(zhuang)。這類問(wen)題是(shi)(shi)指雖(sui)然當前(qian)(qian)沒有(you)出現(xian)(xian)鴻(hong)溝,但如果放任不(bu)管,未(wei)(wei)來(lai)會(hui)產生(sheng)不(bu)良后果的(de)問(wen)題,可說是(shi)(shi)有(you)如一(yi)顆定(ding)時炸彈。解決這類問(wen)題的(de)重點(dian)在于,如何(he)在爆炸前(qian)(qian)拆除引(yin)線。

 

(3)追求(qiu)理想型問題

追(zhui)(zhui)求(qiu)理(li)想(xiang)型(xing)問(wen)(wen)題(ti)的狀況是(shi):當前并無大(da)礙,即使放置不管,也不會產生不良狀態,但是(shi)期望現狀能夠往更(geng)好的方(fang)向發展。解決之道就(jiu)是(shi)實現理(li)想(xiang)。追(zhui)(zhui)求(qiu)理(li)想(xiang)型(xing)問(wen)(wen)題(ti),是(shi)指缺乏緊急(ji)性,容(rong)易被延后處理(li)的問(wen)(wen)題(ti)。

 

然而(er),高杉法(fa)劃分的“恢復原狀型(xing)”、“預(yu)防(fang)隱患(huan)型(xing)”、“追求理(li)想型(xing)”這三種問題(ti)(ti),只(zhi)不(bu)過(guo)是基本類(lei)型(xing)而(er)已。實(shi)際上(shang),在(zai)大多數情況下,幾(ji)種類(lei)型(xing)的問題(ti)(ti)會同(tong)時存在(zai),并(bing)且互相關聯。因此,實(shi)際上(shang)“問題(ti)(ti)”的外表非常復雜。但是,我們要先確(que)定核(he)心的問題(ti)(ti)類(lei)型(xing),之后其他的問題(ti)(ti)類(lei)型(xing)再(zai)以附加的形式置入即可(ke)。

 

不管是(shi)對(dui)(dui)內(nei)還是(shi)對(dui)(dui)外做(zuo)報告,重要的(de)(de)是(shi)解(jie)決(jue)(jue)對(dui)(dui)方的(de)(de)問題(ti)(ti)。能夠(gou)解(jie)決(jue)(jue)對(dui)(dui)方的(de)(de)問題(ti)(ti),才(cai)是(shi)好提(ti)案(an)。當我們在制(zhi)作提(ti)案(an)型的(de)(de)簡(jian)報或文案(an)時,很重要的(de)(de)一點是(shi)將提(ti)案(an)定位成對(dui)(dui)方面臨問題(ti)(ti)時的(de)(de)解(jie)決(jue)(jue)策略。

 

提案,也就是解決策略的(de)定位,由核心問題的(de)類(lei)型所(suo)決定。

 

假設(she)對(dui)方的問(wen)題(ti)是(shi)(shi)要復原(yuan)已損壞的東西,也就(jiu)是(shi)(shi)恢復原(yuan)狀(zhuang)型問(wen)題(ti),那么你的提案內容就(jiu)是(shi)(shi)恢復原(yuan)狀(zhuang)所應該做的根(gen)本(ben)措施。如果不良狀(zhuang)態不但存(cun)在(zai),還持續不斷惡化,提案就(jiu)變成了應急處理(li)。

如果對方(fang)的(de)問(wen)題為預防(fang)隱患型問(wen)題,也就是放置不(bu)(bu)管便會(hui)產生(sheng)不(bu)(bu)良(liang)(liang)影響,那么你的(de)提案(an)就是日后(hou)避(bi)免不(bu)(bu)良(liang)(liang)狀態發生(sheng)的(de)預防(fang)策略。構思一個預防(fang)策略是非常困(kun)難的(de),所(suo)以當制作這類問(wen)題的(de)提案(an)時,多半會(hui)一并考(kao)慮問(wen)題發生(sheng)時的(de)應對策略。

 

假設對(dui)方的問(wen)題(ti)(ti)為(wei)追求理(li)想(xiang)型問(wen)題(ti)(ti),也就是(shi)目前沒有(you)大礙,只想(xiang)變得更好,這時候你的提案就是(shi)實現理(li)想(xiang)的策略。如果對(dui)方還不(bu)清楚自己心中的理(li)想(xiang)是(shi)什么(me),那么(me)雖然你不(bu)需要建(jian)議具體行動(dong),但(dan)提案的內(nei)容(rong)應(ying)該是(shi)告訴對(dui)方如何(he)選定(ding)合適(shi)的理(li)想(xiang)。

 

如(ru)果用追(zhui)求理想(xiang)型的想(xiang)法來分析,大家的意識(shi)就(jiu)容易集中在“該如(ru)何修(xiu)復”,而(er)不是問為什(shen)么損壞(huai)。如(ru)果不執著于追(zhui)問東西損壞(huai)是誰的責(ze)任,那(nei)么整個組(zu)織(zhi)便能更(geng)積極(ji)地處理事情(qing)。

 

設定(ding)核心(xin)問(wen)題時(shi),要站(zhan)在對方的立場來思(si)考,如此(ci)一來,才能設計出與對方頻率相同的文案(an)。誠如前面(mian)所述,將焦(jiao)點放在對方認為重要的問(wen)題上,提案(an)的效果才得(de)以(yi)彰顯(xian)。

 

02設定具體的課題

 

依照問題的類型,提(ti)案(an)可(ke)以分為(wei)以下(xia)七種:

恢復原狀型(xing)問(wen)題(ti)→ 根本措施、應急處理、預防問(wen)題(ti)策(ce)略(lve)(三種提案)

預(yu)防(fang)(fang)隱(yin)患型(xing)問(wen)題→ 預(yu)防(fang)(fang)策略(lve)、發生(sheng)時的應對策略(lve)(兩種(zhong)提(ti)案)

追求理(li)想(xiang)型問(wen)題→ 選(xuan)定理(li)想(xiang)、實(shi)施(shi)策略(兩種提案)

 

若以金字塔結(jie)構來說明,就(jiu)是先決定(ding)主要(yao)主題(ti)(ti)的(de)(de)問題(ti)(ti)類型,然后關鍵主題(ti)(ti)的(de)(de)課題(ti)(ti)范圍自然就(jiu)被(bei)限定(ding)了(le)。

 

高杉(shan)法(fa):問題的類型不同(tong),對應的課題領(ling)域也(ye)不同(tong)

 

在解決(jue)問(wen)題的(de)過程(cheng)(cheng)中,經常被(bei)提到的(de)重要步驟是(shi)“發現(xian)問(wen)題”與(yu)“設定(ding)(ding)課(ke)題”。如果我們沒有發現(xian)問(wen)題,解決(jue)的(de)過程(cheng)(cheng)根本無從開始;而(er)若是(shi)沒設定(ding)(ding)具體的(de)課(ke)題,就找不到解決(jue)的(de)方向。

 

所謂(wei)“發現問題(ti)(ti)”,就是指設(she)定(ding)問題(ti)(ti)的類型是恢(hui)復原狀、預防隱患還是追求理(li)想。而所謂(wei)“設(she)定(ding)課題(ti)(ti)”,則是指選定(ding)“課題(ti)(ti)范圍”。

 

針對“恢(hui)復原狀”,核心課題是“掌握狀況”

 

恢復(fu)原(yuan)(yuan)狀(zhuang)”即(ji)是(shi)(shi)將損壞的(de)東西,恢復(fu)原(yuan)(yuan)來的(de)狀(zhuang)態(tai)。如果解決恢復(fu)原(yuan)(yuan)狀(zhuang)型問題(ti)(ti)是(shi)(shi)主要主題(ti)(ti),那么需要處理的(de)課(ke)題(ti)(ti)范圍,也就是(shi)(shi)關(guan)鍵主題(ti)(ti),便如下所示(shi):

掌握狀況→ 是(shi)怎么(me)損壞的?

應急處理→ 如何防止狀(zhuang)況(kuang)惡化?

分析原因→ 為什么會壞(huai)掉?

根本措施→ 知(zhi)道原(yuan)因后,如何做才(cai)能(neng)復原(yuan)?

預防(fang)問題→ 應該怎么做,以(yi)后才不會又損(sun)壞(huai)?

 

恢(hui)復(fu)原狀(zhuang)型問題(ti)的核(he)心課題(ti)范(fan)圍是“掌握狀(zhuang)況(kuang)”,之(zhi)后是“分析(xi)原因”和(he)“根本措施(shi)”,然而這些(xie)都只是一般情況(kuang)。在某些(xie)情況(kuang)下,必須讓其他的關鍵主(zhu)題(ti)先(xian)實(shi)行,也就(jiu)是思考(kao)如何先(xian)做“應急處理”,以防止狀(zhuang)況(kuang)繼(ji)續惡化。

 

“預防隱患”時,核心課題是“誘(you)因分析”和“預防策略”

 

“預防隱患(huan)”就是目前沒有明顯的問題(ti),但放任不管的話(hua),事(shi)情(qing)會變得很糟糕(gao)。如(ru)果解(jie)決預防隱患(huan)型問題(ti)是主要主題(ti),那么需要處(chu)理的課題(ti)范(fan)圍,也(ye)就是關鍵主題(ti),便如(ru)下所示:

假(jia)設不(bu)良狀態→ 不(bu)希(xi)望事(shi)物以(yi)何種方式損(sun)壞

誘因分(fen)析→ 何種誘因導致損壞(huai)

預防(fang)策略→ 如何(he)防(fang)止不良(liang)狀態發生

發生時(shi)的(de)應對策略(lve)→ 發生時(shi),如何將(jiang)不良(liang)的(de)程度降到更低(di)

 

在思考預(yu)防(fang)隱患型問題(ti)的(de)解決課題(ti)范(fan)圍時(shi)(shi),經常會(hui)將預(yu)防(fang)策(ce)(ce)略(lve)(lve)與發(fa)生時(shi)(shi)的(de)應(ying)對(dui)策(ce)(ce)略(lve)(lve)混為(wei)(wei)一(yi)談(tan)。預(yu)防(fang)策(ce)(ce)略(lve)(lve)的(de)目(mu)的(de)是降(jiang)低不(bu)良狀態的(de)發(fa)生概(gai)率,而(er)發(fa)生時(shi)(shi)的(de)應(ying)對(dui)策(ce)(ce)略(lve)(lve)則(ze)是為(wei)(wei)了將已經產(chan)生的(de)傷害降(jiang)至更(geng)低。

 

“追求(qiu)理想(xiang)”時,核心課題(ti)是“選定理想(xiang)”和“實施策略”

 

“追求理(li)想”,是指某(mou)事物未來不會發展成不良狀態(tai),但仍想改善現狀。如(ru)(ru)果解決追求理(li)想型問(wen)題是主要主題,那么關鍵主題的(de)涵(han)蓋范(fan)圍(wei),即如(ru)(ru)以下所示:

資產盤點→ 自己的強項和弱項是什么?

選定(ding)(ding)理(li)想→ 根(gen)據實力決(jue)定(ding)(ding)目標(biao)

實施策略→ 決(jue)定達(da)成(cheng)目標的順序

 

03確(que)定課題后,要列(lie)舉替代方案

 

解(jie)(jie)決(jue)問題,最終期(qi)(qi)望的(de)就(jiu)是(shi)實施解(jie)(jie)決(jue)策略(lve),以(yi)消除現(xian)狀與期(qi)(qi)待之(zhi)間的(de)距(ju)離。在你決(jue)定(ding)采取哪(na)個(ge)解(jie)(jie)決(jue)方案(an)以(yi)前,重要的(de)是(shi)仔細斟酌(zhuo),先列出具有潛(qian)力(li)的(de)替代(dai)方案(an),這是(shi)解(jie)(jie)決(jue)問題的(de)重要步驟之(zhi)一。

 

“頭(tou)腦風暴(bao)”在構思(si)替(ti)代方案時非常有(you)效,頭(tou)腦風暴(bao)法有(you)以下四個(ge)基本規則(ze):

(1)不能批評別人的想法

(2)盡量提出大量的想法

(3)歡迎自由奔(ben)放的發(fa)言

(4)發展別(bie)人的想法(fa)

 

其中,重(zhong)要(yao)的規則(ze)是不能批評別人的想法(fa)。從頭(tou)到尾都不要(yao)進行評論,只管提出想法(fa),重(zhong)點在于清楚地區分想法(fa)的選取與(yu)評價的程(cheng)序。

 

為了(le)盡可(ke)能網羅所有(you)選(xuan)取到(dao)的替代方案,頭腦風暴(bao)是一(yi)種有(you)效的手段。但是,在(zai)設計提(ti)案書時,我們不必羅列經由(you)頭腦風暴(bao)所選(xuan)取到(dao)的原始意見,也不應該這么(me)做。大概提(ti)出(chu)三個切合實際的提(ti)案即可(ke)。

 

04評價各替代方案

 

選出幾(ji)個替代(dai)方(fang)案之后,接下(xia)來的(de)步驟(zou)是(shi)評(ping)價(jia)這些方(fang)案,也就(jiu)是(shi)評(ping)估各方(fang)案的(de)利弊得(de)失(shi)。在評(ping)價(jia)階段(duan),重要的(de)是(shi)確切的(de)評(ping)價(jia)條目和評(ping)價(jia)標準。

 

在列舉評(ping)價(jia)條(tiao)(tiao)(tiao)目(mu)(mu)(mu)(mu)時(shi)(shi),把其中的(de)(de)必(bi)要(yao)(yao)(yao)條(tiao)(tiao)(tiao)目(mu)(mu)(mu)(mu)與優先條(tiao)(tiao)(tiao)目(mu)(mu)(mu)(mu)分開(kai),分別評(ping)價(jia)替代方案。所謂(wei)“必(bi)要(yao)(yao)(yao)條(tiao)(tiao)(tiao)目(mu)(mu)(mu)(mu)”是解(jie)(jie)決方案當中不(bu)可或缺的(de)(de)條(tiao)(tiao)(tiao)目(mu)(mu)(mu)(mu),如果一個提(ti)案沒有涵蓋必(bi)要(yao)(yao)(yao)條(tiao)(tiao)(tiao)目(mu)(mu)(mu)(mu),那么(me)你不(bu)必(bi)考慮其他條(tiao)(tiao)(tiao)目(mu)(mu)(mu)(mu),就可以直接(jie)剔除。另外,雖然優先條(tiao)(tiao)(tiao)目(mu)(mu)(mu)(mu)并非(fei)一定要(yao)(yao)(yao)具備,不(bu)過有的(de)(de)話更好。列舉必(bi)要(yao)(yao)(yao)條(tiao)(tiao)(tiao)目(mu)(mu)(mu)(mu)時(shi)(shi),重要(yao)(yao)(yao)是確認依據(ju)必(bi)要(yao)(yao)(yao)條(tiao)(tiao)(tiao)目(mu)(mu)(mu)(mu)所提(ti)出的(de)(de)解(jie)(jie)決策略,是否真的(de)(de)能夠解(jie)(jie)決問題。

 

當(dang)我(wo)們(men)評(ping)(ping)價替代方(fang)案(an)時,不能只評(ping)(ping)估它的好處,也要(yao)評(ping)(ping)估風險。

 

05實施解決策略

 

阻礙解決策略有(you)效執行的因素(su)有(you)很多,下面舉出幾(ji)個代表性的因素(su):

“執行團隊有(you)策略但沒(mei)有(you)方向,沒(mei)有(you)具體的(de)實施計(ji)劃。”

“執(zhi)行團隊不理(li)解這個解決策略(lve)。”

“執行團隊原(yuan)本就不具備實施能力。”

“執(zhi)行(xing)(xing)團隊沒有實(shi)行(xing)(xing)意愿。”

 

不(bu)管(guan)什(shen)么策略,實行不(bu)外乎五步驟

一(yi)、設定(ding)實施的(de)終(zhong)止期(qi)限:即使具有監控和調整方向(xiang)的(de)機制,還是一(yi)定(ding)要記(ji)得設定(ding)解決策略的(de)完成期(qi)限。

二、選定實施項目:要清楚實施解決策略時的(de)必要條件是(shi)什么。可以運用頭腦(nao)風(feng)暴(bao)法。

三、學習知(zhi)識或技能:了解需要學習什么樣的必要知(zhi)識和(he)技能,才能完(wan)成實施策(ce)略(lve)的工(gong)作。

四、制(zhi)作實施進度表:從終止期限逆(ni)推(tui)回去,把各個實施項目(mu)的相互關(guan)系呈現出來,同時列(lie)出相關(guan)人員學(xue)習(xi)知識和技能的進度表。

五、修正期(qi)限以及開(kai)(kai)始行動:根據(ju)步驟(zou)四的(de)工作結果,修正預定終(zhong)止期(qi)限,然后開(kai)(kai)始行動。

 

與(yu)其(qi)追求完美的(de)解決(jue)策略,倒(dao)不如(ru)把目標放(fang)在實質(zhi)的(de)效(xiao)果上。

 

執(zhi)行(xing)(xing)團隊(dui)并沒有(you)參(can)與決策(ce)過程,所以有(you)時候會沒有(you)實(shi)施動(dong)機。即使(shi)執(zhi)行(xing)(xing)團隊(dui)沒有(you)參(can)與決策(ce)過程,決策(ce)者也要清楚(chu)交(jiao)代這些(xie)決策(ce)是怎(zen)么來的,以提升執(zhi)行(xing)(xing)團隊(dui)的實(shi)行(xing)(xing)意愿(yuan)。

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